In un mondo sempre più connesso e dinamico, la capacità di comunicare efficacemente le proprie idee assume un’importanza cruciale. Tuttavia, un fenomeno spesso trascurato ma di fondamentale importanza nel contesto della comunicazione e della condivisione delle idee è la possibilità di creare distanza e incomprensioni secondo il principio della scarsa familiarità.
Un esempio emblematico di questo fenomeno si può riscontrare nel semplice gesto di tamburellare con le dita un motivo musicale che ci è chiaro nella mente: nonostante la melodia sia cristallina per noi, chi ci ascolta difficilmente riconoscerà la canzone soltanto dal ritmo.
Questa dinamica si estende con impatti significativi nel mondo professionale e creativo, soprattutto quando si tratta di presentare progetti innovativi o idee originali.
L’entusiasmo e la profonda comprensione che abbiamo di un’idea o di un progetto, frutto di ore, giorni o mesi di riflessione e lavoro, possono facilmente tradursi in una comunicazione inadeguata verso gli stakeholders, ovvero tutti coloro che hanno un interesse nel progetto. Ciò accade perché, presi dalla nostra “overconfidence”, ovvero da una eccessiva sicurezza nelle nostre capacità di trasmettere il messaggio, tendiamo a sottovalutare la distanza cognitiva che separa la nostra profonda familiarità con l’argomento dalla comprensione di chi ne viene a conoscenza per la prima volta.
La sfida, dunque, è riuscire a colmare questa distanza, trasmettendo efficacemente la nostra visione a chi non ha partecipato al processo creativo o decisionale. Per superare questo ostacolo, è fondamentale adottare un approccio strategico alla comunicazione che preveda, in primis, la creazione di un contesto di familiarità. Ciò significa introdurre gradualmente gli interlocutori ai temi chiave, utilizzando un linguaggio accessibile e fornendo contesto sufficiente per rendere l’idea o il progetto comprensibile e vicino alla loro esperienza.
Un secondo passo cruciale è la strutturazione della presentazione in modo che contempli una scaletta chiara e logica, dove le informazioni ritenute scontate vengano comunque esplicitate. Spesso, ciò che per noi è ovvio, per altri può rappresentare un’informazione nuova o una connessione non immediata.
L’ aggiunta di esempi pratici è un ulteriore tassello per garantire il successo della comunicazione. Gli esempi concreti aiutano a visualizzare l’applicazione pratica delle idee, rendendo più tangibile e meno astratta la visione proposta.
Ad esempio, nel caso di un progetto innovativo nel settore delle energie rinnovabili, illustrare un caso di successo simile o fornire dati sull’impatto ambientale e economico potrebbe aiutare gli stakeholders a comprendere il valore e il potenziale dell’idea.
Superare la barriera della scarsa familiarità richiede uno sforzo consapevole di adattamento della nostra comunicazione alle esigenze e alla prospettiva di chi ci ascolta.
Solo attraverso un approccio empatico e strategico alla presentazione delle nostre idee possiamo sperare di ridurre la distanza cognitiva che separa la nostra visione dalla comprensione altrui, aprendo la strada al successo dei nostri progetti e al riconoscimento delle nostre innovazioni.
Come costruire una comunicazione efficace creando un contesto di familiarità: vi fornisco un esempio in 10 step.
1) Identifica il Pubblico di Riferimento: prima di tutto, capisci chi sono i tuoi interlocutori. Adatta il tuo messaggio in base alla loro età, al background culturale, alla conoscenza del settore e agli interessi e al genere.
2) Definisci gli Obiettivi di Comunicazione: chiarisci cosa vuoi ottenere con la tua comunicazione. Vuoi informare, persuadere, o ispirare? La chiarezza dell’obiettivo guiderà la struttura del tuo messaggio.
3) Scomponi l’Idea in Elementi Chiave: dividi la tua idea o progetto in parti gestibili. Presenta ciascuna parte passo dopo passo, in modo che il pubblico possa assimilare e comprendere ogni elemento prima di passare al successivo.
4) Usa un Linguaggio Semplice e Accessibile: evita il gergo tecnico o terminologie complesse senza prima averle spiegate. L’uso di un linguaggio chiaro e semplice rende il messaggio accessibile a tutti.
5) Fornisci il Contesto: inquadra la tua idea o progetto in un contesto reale. Spiega perché è rilevante, come si inserisce nel mondo attuale e quale problema risolve.
6) Illustra con Esempi Concreti: usa storie, casi di studio, o esempi pratici per illustrare i tuoi punti. Gli esempi aiutano a rendere l’idea più tangibile e a stabilire un collegamento emotivo.
7) Utilizza Supporti Visivi: immagini, grafici, e video possono essere strumenti potenti per aiutare il pubblico a visualizzare i concetti e a mantenere alta l’attenzione.
8) Invita a Fare Domande: apri spazi per domande e feedback. Questo non solo aiuta a chiarire eventuali dubbi ma stimola anche l’engagement del tuo pubblico.
9) Raccogli e Incorpora il Feedback: ascolta attentamente il feedback ricevuto e usalo per affinare la tua presentazione o il tuo messaggio. Questo mostra che valuti le opinioni altrui e sei disposto ad adattare la tua comunicazione.
10) Riepiloga e Ripeti i Punti Chiave: alla fine della presentazione, riepiloga i punti chiave per rinforzarli. La ripetizione aiuta il pubblico a memorizzare le informazioni più importanti. Seguendo questi passi, sarai in grado di costruire una comunicazione efficace che riduce la distanza tra te e il tuo pubblico, rendendo la tua idea o progetto non solo comprensibile ma anche vicino alla loro esperienza e percezione.
Un ultimo tema da affrontare nel mondo lavorativo, ma anche nel mondo personale – poiché non amo costringere le mie riflessioni entro i confini di 4 pareti, ma vorrei che fossero spunto per allargare il pensiero in ben più ampi confini, per rendere efficace la nostra comunicazione – consiste nella definizione della nostra situazione ambientale, perché a furia di vivere un contesto, lavorativo o personale che sia, vi troverete viziati in 4 modelli.
La loro comprensione e la gestione delle dinamiche ambientali in cui ci troviamo immersi sono cruciali per ottimizzare la nostra comunicazione e massimizzare le opportunità di successo.
La classificazione delle nostre reazioni ambientali in quattro modelli – Rinuncia, Dissenso, Lealtà, e Passività – offre una base per riflettere su come le nostre scelte influenzano sia il benessere individuale che quello organizzativo.
1) Rinuncia
Ovvero la ricerca di un allontanamento volontario da una situazione.
COME AFFRONTARLA?
• Valutazione Proattiva: prima di decidere di allontanarsi, valutare attentamente le motivazioni sottostanti e considerare possibili alternative che potrebbero rendere la situazione più tollerabile o addirittura gratificante.
• Comunicazione Aperta: discutere le proprie preoccupazioni con mentori, supervisori o colleghi può portare a soluzioni inaspettate o a opportunità di cambiamento.
2) Dissenso
Non come concetto negativo anzi, come la ricerca attiva di soluzioni atte al miglioramento di una situazione.
COME AFFRONTARLO?
• Soluzioni Costruttive: quando si esprime dissenso, è essenziale proporre soluzioni alternative. Questo approccio trasforma il dissenso da critica a contributo costruttivo.
• Diplomazia e Empatia: presentare il proprio punto di vista in maniera diplomatica e cercare di comprendere le posizioni altrui può facilitare la ricerca di un terreno comune.
3) Lealtà
Ovvero il famoso detto “stingere i denti” e sopportare, in un contesto a volte persino soffocante.
• Rafforzare la Resilienza: sviluppare strategie personali per gestire lo stress e mantenere un equilibrio emotivo può rendere più sostenibile la situazione.
• Cercare il Cambiamento dall’Interno: utilizzare la propria posizione di lealtà per influenzare positivamente il cambiamento all’interno dell’organizzazione o del contesto personale.
3) Passività
Restare nella situazione attuale ma ridurre al minimo indispensabile gli sforzi.
• Autoanalisi: Riflettere sulle ragioni della propria passività può aiutare a identificare se è il risultato di una mancanza di opzioni percepite o di motivazione.
• Impostare Obiettivi Piccoli e Realistici: iniziare con piccoli passi per incrementare l’engagement (il livello di coinvolgimento emotivo) e trovare nuovi stimoli all’interno della situazione attuale.
Per concludere, ciascuna di queste situazioni, genera un valore o un danno per se stessi e la propria organizzazione: imparare a riconoscere i nostri stati d’animo attraverso un ascolto attivo di se stessi o l’autoconsapevolezza, ci permette di padroneggiare il nostro stesso ecosistema rendendoci persone migliori e più felici.
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[Questo articolo è tratto dal numero di maggio-giugno 2024 de La Madia Travelfood. Puoi acquistare una copia digitale nello sfoglia online oppure sottoscrivere un abbonamento per ricevere ogni due mesi la rivista cartacea]