Per poter promuovere i propri servizi un'azienda può decidere di organizzare un open day, oppure un workshop o, ancora, affidarsi ad uno show-room. Nel caso degli albergatori, l’organizzazione di eventi è il nostro pane quotidiano. Tuttavia, non tengono sempre approfittare di tutte le risorse per rendere l'evento un successo e ottimizzarne i risultati.
1. In fase di preparazione sarà necessario raccogliere i contatti, preparare i contenuti che verranno presentati ed effettuare in modo efficace l'advertising, fondamentale soprattutto per alberghi e ristoranti, che hanno necessità di farsi conoscere dal maggior numero di persone.
2. È utile realizzare una “landing page” che possa essere il più possibile informativa, semplice ed intuitiva. Le prime informazioni, ovviamente, dovranno essere relative alla data e al luogo dell'evento, fornendo anche una descrizione sintetica dell'oggetto dell'incontro.
3. Per attirare l'attenzione dei potenziali clienti un suggerimento è quello di inserire una “call to action” e un modulo che permetta la registrazione all'evento stesso.
4. Dovrà essere data la possibilità di scaricare materiale di presentazione, oppure mettere a disposizione documenti relativi ad eventuali precedenti edizioni. Sia prima dell'evento che nel corso dello stesso proporre degli opuscoli e delle mini-guide di approfondimento aiuta a sviluppare i contatti. A facilitare la stampa del materiale informativo sono diversi fornitori che permettono di scegliere il layout in base alle proprie esigenze, realizzando quanto desiderato online.
5. In questi casi assume un'importanza di rilievo il branding, un concetto che va al di là della fedeltà alla marca. Lo scopo di un incontro con i clienti, infatti, deve portare questi ultimi ad avere fiducia di chi propone un servizio come quello di ristorazione, finendo per condividere gli stessi valori promossi dall'azienda.
6. La nascita e la diffusione di strumenti quali i blog aziendali (nei quali i clienti possono esprimere la propria opinione sui prodotti) è proprio dovuta alla volontà degli imprenditori di coinvolgere i consumatori.
7. Molto utile, nella fase del pre-evento, risulta anche l'invio di newsletter, oppure il ricorso ad una vera e propria campagna di email marketing. Uno degli strumenti gratuiti per l'email marketing più consigliati per i professionisti del settore è MailChimp.
8. Se l'azienda è già operante all'interno dei social media è opportuno che provi a sfruttarli per pubblicizzare l'evento. È importante considerare, comunque, che promuoverlo in modo efficace significa anche valutare con attenzione quali canali utilizzare, cercando di non esagerare. Questo per garantire una maggiore capacità di controllo e di gestione dei canali stessi.
9. Nel caso di ricorso ad un blog cercare di garantire contenuti di qualità, preferendo un minor numero di notizie ma scritte con cura e con l'attenzione per i dettagli.
10. È possibile anche ricorrere all'attività nota come “content curation”, che consiste nel cercare all'interno della rete le risorse relative a quello che sarà il tema dell'evento offline, proponendole rielaborate sul proprio blog o sito, aggiungendo alle stesse un'introduzione oppure un commento finale.